Nhiều cách làm mới được chính quyền tỉnh Quảng Nam ứng dụng trong công tác hành chính (CCHC) giúp giảm thiểu thời gian mà vẫn mang lại hiệu quả cao trong công việc.

Trên ứng dụng zalo, tổ chức và người dân sẽ tra cứu được tiến độ xử lý hồ sơ. Phòng họp không giấy được ứng dụng tại văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam.

Giao việc tức thời- nhắc việc thông minh

Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam vừa phối hợp với VNPT Quảng Nam tổ chức giới thiệu và triển khai mô hình "Phòng họp không giấy" và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" áp dụng tại Văn phòng UBND tỉnh. Theo đó, đại diện VNPT đã truyền đạt giải pháp VNPT eCabinet và Ioffice cũng như kế hoạch triển khai tại Quảng Nam. Giải pháp "Phòng họp không giấy", "Giao việc tức thời- nhắc việc thông minh" là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển nhằm mang lại hiệu quả cao nhất trong công việc hành chính. Các ứng dụng này mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đa văn bản giấy tờ, rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các cuộc họp. Đặc biệt là giúp việc lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND tốt hơn, đồng thời tiết kiệm đến 40% chi phí in, giao nhận giấy tờ.

Đúng như tên gọi, ứng dụng "Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh" thực sự là một "thư ký riêng" hiệu quả cho lãnh đạo tỉnh và các cơ quan chuyên môn, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chuyên nghiệp. Ứng dụng còn sử dụng trí tuệ nhân tạo AI để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất với các modul tính năng nổi bật: Trao đổi, giao việc tức thời: cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; nhắc nhở công việc, hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý; quản lý công việc: ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc... Đơn cử như trước phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan cuộc họp sẽ được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt, sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp... Toàn bộ quy trình được thực hiện thông qua hệ thống văn bản điện tử- ký số điện tử của VNPT, không sử dụng bất cứ văn bản dưới dạng in nào, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng tra cứu trên hệ thống, người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có khả năng lấy ý kiến và biểu quyết từ xa rút ngắn thời gian xử lý công việc, mang lại nhiều lợi ích.

Ông Văn Anh Tuấn-  Chánh Văn phòng UBND tỉnh Quảng Nam cho biết UBND tỉnh đã thống nhất chủ trương triển khai thử nghiệm hệ thống eCabinet tại Văn phòng UBND tỉnh đồng thời khẳng định đây là giải pháp thiết thực phục vụ công tác quản lý, điều hành của Văn phòng, góp phần rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp, theo lộ trình từ ít giấy tiến tới không giấy.

Ứng dụng mạng xã hội zalo trong CCHC

Với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) vào phục vụ CCHC, cải thiện mức độ hài lòng về giao dịch giữa chính quyền và người dân, Sở Thông tin và Truyền thông Quảng Nam đã chỉ đạo Trung tâm CNTT và truyền thông phối hợp với Cty CP VNG tích hợp các ứng dụng dùng chung của tỉnh với ứng dụng zalo và bước đầu đã tích hợp thành công phần mềm "một cửa", dịch vụ công của tỉnh với ứng dụng zalo.

Việc triển khai "Chính quyền điện tử tỉnh Quảng Nam" trên zalo giúp mang lại nhiều tiện ích cho cả người dân và cơ quan Nhà nước, tạo thêm kênh thông tin, giao tiếp tương tác hiệu quả giữa cơ quan Nhà nước với tổ chức và người dân. Theo đó, khi nộp hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm Hành chính công và xúc tiến đầu tư tỉnh hoặc tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả cấp huyện, xã thì tổ chức, người dân sẽ nhận được giấy biên nhận, trên đó có mã hồ sơ và một mã QR. Bằng cách nhập mã hồ sơ hoặc quét mã QR trên ứng dụng zalo, tổ chức và người dân sẽ tra cứu được tiến độ xử lý hồ sơ và ứng dụng sẽ tự động nhắn tin cho tổ chức và người dân khi hồ sơ được giải quyết xong. Ngoài ra, qua ứng dụng zalo người dân còn có thể tra cứu nội dung của từng thủ tục hành chính của tỉnh, nhắn tin trao đổi trực tiếp với cơ quan quản lý nhà nước mỗi khi có thắc mắc hay cần góp ý qua tính năng trò chuyện (chat), nhằm được các cơ quan nhà nước hỗ trợ kịp thời bất kể trong hay ngoài giờ làm việc.

Lãnh đạo Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Nam cho biết trong thời gian đến, Trung tâm CNTT và Truyền thông Quảng Nam sẽ tiếp tục phối hợp với Cty CP VNG để triển khai kết nối các ứng dụng dùng chung khác của tỉnh với Zalo để thêm kênh phục vụ cho tổ chức và người dân.

Đồng Dao